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経費の領収書・レシートの整理・保管・管理方法

【C-3】
個人事業で支出した経費の領収書・レシートの整理・保管・管理方法について教えてください。

【C-3】

個人事業の経理処理をおこなう上で、“領収書・レシートの整理・保管”は避けてとおれないものです。

領収書の整理ってとても手間がかかるし、面倒くさいですよね。

でも、領収書は、その支払いが個人事業の活動のために支出されたものであるということを証明する大切な書類です。

所得税法上でも7年間の保管義務が課されています。

領収書・レシートは、効率的に要領よく整理・保管しましょう。

領収書をもらうときのチェックポイント

領収書を整理する以前に、まずは領収書をもらう際に、記載要件を満たした正しい領収書を受け取るように心がけてください。

  1. 「日付」、「金額」、「作成者(発行者)の名前、住所等」が正しく記載されているか確認しましょう。
    〔※ 白紙の領収書をもらって自分で記入するなどということは、絶対にやめてください。〕

  2. 「宛名」については、具体的な名前や屋号・商号を記載してもらってください。
    〔※ 宛名が空欄のままだったり、「上様」と記載してもらうのは避けましょう。〕

  3. 「但し書き」は、具体的な品名や取引内容を書いてもらうようにしてください。

  4. 5万円以上の領収書・レシートについては、「(1) 印紙が貼られているか」、「(2) 印紙に消印が押されているか」を確認するようにしてください。
    〔※ 印紙税法の改正により、平成26年4月1日以降は、記載金額5万円以上の領収書に印紙の貼付・消印が義務づけられました。(平成26年3月31日以前は、3万円以上の領収書に印紙が必要でした。)〕

  5. クレジットカードで支払った場合に受け取る領収書については、記載金額に関係なく印紙は不要です。
    〔※ ただし、当該領収書に、『クレジットカード利用(○○○カード)』などクレジットカードによる支払いであることが記載されていることが必要です。〕

事業上の支出(必要経費)であることがわかるように
メモを残しておきましょう!

  1. お客様や取引先との飲食代については、「(1) 飲食した相手の名前」、「(2) 相手先との関係」、「(3) 何のための飲食か」を領収書の裏などにメモしておいてください。
    〔※ このようなメモを記載しておくことによって、その飲食代が、プライベートでの飲食代ではなく、個人事業上の経費であるということを明確にすることができます。〕

  2. お客様などに対する贈答品代については、「(1) 贈答品を渡した相手の名前」、「(2) 何のための贈答品か」を領収書の裏などにメモしておいてください。
    〔※ このようなメモを残しておくことによって、その支出が、私的な買い物(家事費)ではなく、個人事業のための経費(交際費)であるということを明確にすることができます。〕

  3. プライベートでの買い物と事業用の買い物が1枚の領収書に混在している場合には、領収書の裏に、たとえば『うち、ノート代200円は事業用』などとメモしておきましょう。

領収書・レシートを整理する際のポイント

前述したように、個人事業のために支出し必要経費として計上した領収書・レシートは、税法上7年間の保存義務があります。

また、確定申告書を提出した後に税務署による税務調査がおこなわれることがありますが、その際にも領収書の提示が求められます。

ただし、逆に言えば、税務調査などがなければ、確定申告が終わった後に過去の領収書を見返すことは実務上ほとんどありません。

ですから、領収書の整理のためにあまり手間をかけすぎるのも考えものです。領収書の整理は、要点を押さえて効率的におこないましょう。

領収書・レシートの整理手順の具体例
  1. 領収書・レシートを日付順に並べていきます。
  2. スクラップブック、またはノートなどに日付順に貼っていきます。
  3. 領収書の枚数が少ない場合には、スクラップブックなどに貼らずに、領収書を日付順にまとめて一月ごとにホッチキス止めしておくだけでもO.K.です。
領収書・レシートを整理・保管する際のチェックポイント

領収書・レシートは、税務調査を受けた際に、提示を求められた領収書がどこにあるかすぐにわかるような状態に整理・保管しておくことが必要です。
〔※ 領収書をまったく整理しないまま、段ボール箱などにまとめてドサッと入れておくというのはやめましょう。〕

領収書をもらえない場合にはどうすればいい?

  1. 事業活動の中で電車代やバス代を支払ったときなど、領収書がない場合には、出金伝票または交通費精算書を作成しておけば、必要経費として計上することができます。

  2. お客様や取引先の冠婚葬祭に出席した場合、結婚式のご祝儀代や葬式の香典代を必要経費に計上することができます。
    そのような場合にも、通常は領収書がありませんので、出金伝票を作成するとともに、招待状、挨拶状、お礼状などを一緒に保管しておいてください。

 

 

 

 

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