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個人事業でそろえておくべき証憑書類とは？
【C-2】
個人事業の帳簿や確定申告書を作成するために必要な書類（証憑書類）には、どのようなものがありますか？
【C-2】
証憑書類（しょうひょうしょるい）とは何ですか？
「証憑書類（しょうひょうしょるい）」とは、一言で言えば、“事業取引があったことを証明する書類”のことを言います。
“事業取引があったことを証明する書類”などと言うと、なんだかわかりにくいかもしれませんが、難しく考える必要はありません。
たとえば、売上高の集計であれば、お客様に渡した“請求書”の控えであるとか、“預金通帳”の入金額などを見ながら集計していきますよね。
必要経費の集計であれば、代金を支払った相手先から受け取った“領収書”などを見ながら集計することになると思います。
要するに、請求書や領収書など、“事業上の取引があったことを証明する書類”のことを「証憑書類（しょうひょうしょるい）」と言うわけです。
「原始証憑（げんししょうひょう）」、または単に「証憑（しょうひょう）」と言うこともあります。
どのような証憑書類をそろえておく必要があるのですか？
個人事業をおこなう場合、業種にもよりますが、通常は次のような証憑類がありますので確認してみてください。
売上関係の証憑書類
証憑書類の具体例 | 備 考 |
|---|---|
「売買契約書」や「請負契約書」などの契約書 | 契約書の代わりに「発注書」、「注文請書」を取り交わすこともあります。 |
「売上請求書」の控え | 主に、掛売りをおこなう業種の場合に発行します。 |
「レジペーパー」、「売上伝票」、お客様に発行した「領収書の控え」 | 商品の引き渡しと代金の受け取りを同時におこなう業種（店舗販売業など）の場合に発行します。 |
〔その他〕 個人事業主様が発行した「見積書」、「納品書」の控えや「お客様の予約管理表」など |
仕入・必要経費の証憑書類
証憑書類の具体例 | 備 考 |
|---|---|
仕入先・取引先と交わす「契約書」 | 契約書の代わりに「発注書」、「注文請書」を取り交わすこともあります。 |
仕入先・取引先から受け取る支払いの「請求書」 | 主に、掛仕入をおこなう場合に発行されます。 |
代金の支払いをした際に受け取る「領収書」、「レシート」 | |
「出金伝票」、「旅費交通費の精算書」 | 領収書が発行されない支払いの場合に作成します。 |
代金を振込で支払った場合に金融機関から発行される「ATM利用明細書」、「振込明細書」 | |
〔その他〕 仕入先・取引先から受け取った「見積書」、「納品書」など |
給料関係の証憑書類
証憑書類の具体例 | 備 考 |
|---|---|
雇用契約書 |
|
健康保険等被保険者資格取得届などの社会保険関係書類 |
|
タイムカード、出勤簿 |
|
給料支払明細書の控え |
|
賃金台帳、源泉徴収簿 |
|
「扶養控除等（異動）申告書」、「保険料控除申告書兼配偶者特別控除申告書」などの年末調整の関係書類 |
その他の証憑書類
- 個人事業用の「預金通帳」
- 「クレジットカード利用明細書」
- 事務所や店舗の「賃貸借契約書」
- 金融機関から融資を受けた際に発行される「借入金返済予定表」
- その他各種契約書など
証憑書類の保存期間は、「原則7年間」と覚えておきましょう！
帳簿書類及び確定申告書類を作成するために使用した証憑書類は、確定申告書の提出が終わった後も一定期間保管しておかなければなりません。
具体的には、帳簿作成や確定申告書作成のために使用した証憑書類については、確定申告期限後7年間保管しておくようにしてください。
〔※ 証憑書類の中には、保存義務期間が5年間でよいものもありますが、まとめて、“証憑書類の保管期間は7年間”と覚えてしまった方が余計な手間がかかりません。〕
税務署による税務調査などがあった場合には、上記の証憑書類の提示が求められますので、年度ごとに分けてキチンと整理して保存しておきましょう。
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